Les employés aiment se plaindre du nombre de réunions auxquelles ils doivent assister. Du moins, c’est ce qu’en dit la croyance populaire. Un récent sondage vient toutefois apporter une nuance importante à cette affirmation. Les travailleurs ne trouvent pas qu’il y a trop de réunions. Ce qui les irrite, c’est quand on les y invite pour rien.

« Les gens reconnaissent l’importance des réunions, la capacité d’échanger avec ses collègues », explique Manon Poirier, directrice générale de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA). Le sondage Léger dévoilé la semaine dernière par l’ordre professionnel tend à lui donner raison : 71 % des 488 répondants qui assistent à des réunions dans le cadre de leur travail trouvent le nombre de réunions adéquat, tandis que 23 % le trouvent trop élevé.

En parallèle, 40 % des répondants jugent leur présence en réunion rarement utile, tandis que seuls 20 % la jugent toujours nécessaire, ou presque, et que 39 % se trouvent utiles « assez souvent » en réunion. Bref, ça fait beaucoup de personnes qui disent être inutiles lors d’une rencontre, au moins une partie du temps.

Les travailleurs jugent donc le nombre de réunions adéquat, mais trouvent leur présence à celles-ci souvent injustifiée. « Ça peut paraître un peu contradictoire », reconnaît M^me Poirier. Ces constats lui amènent d’autres questions : « Est-ce que l’expérience rencontre est toujours la plus optimale ? Est-ce que le contenu, les discussions sont bien encadrés ? »

Il y a fort à parier que plusieurs des travailleurs sondés répondraient « non » à ces questions. Du moins, ce serait probablement le cas des 40 % qui disent travailler souvent sur d’autres tâches pendant les réunions de travail.

Dur de dire non

Il existe une solution pour éviter de se retrouver dans une réunion où notre présence n’a aucune valeur ajoutée : dire non. Plus facile à dire qu’à faire pour les 41 % des répondants au sondage, qui se disent mal à l’aise de refuser d’assister à une réunion qu’ils ne jugent pas pertinente.

« Il faut que le gestionnaire dise à l’employé : “Écoute, c’est OK de sortir de la rencontre” », pense Charles Baribeault, maître d’enseignement au Département de gestion des ressources humaines de HEC Montréal. Il s’agit de dédramatiser le geste et de donner aux employés la responsabilité de déterminer si leur présence est justifiée.

Le gestionnaire devrait être proactif et expliquer à ses employés sur quels critères il se base pour exiger leur présence à une rencontre, poursuit M. Baribeault. Si un travailleur ne répond pas à ces critères, il devrait pouvoir se soustraire à la rencontre sans que ce soit mal perçu.

« Hyperprudence »

« Je connais des gestionnaires qui disent : “Je ne veux offusquer personne, je vais inviter tout le monde” », rapporte Charles Baribeault. Il qualifie d’« hyperprudence » la peur de certains gestionnaires de froisser des employés qui pourraient se sentir mis de côté.

« Dans certains travaux qu’on a faits par le passé, on a compris qu’il y avait plus de rencontres dans les entreprises qui ont une culture de collégialité et de collaboration », relève Manon Poirier. En voulant favoriser l’entraide et le travail d’équipe, « il y a un revers, et c’est probablement d’inviter un petit peu trop de gens aux rencontres par un souci d’inclusion ».

Une solution pourrait être d’utiliser des comptes rendus de rencontres — lesquels peuvent notamment être générés à l’aide d’outils d’intelligence artificielle — afin de résumer des réunions et de communiquer les faits saillants aux employés, affirme M^me Poirier.

Quand le courriel ne suffit pas

« Dans mon organisation, certaines réunions pourraient être remplacées par un courriel. » Cette affirmation a reçu l’appui de 63 % des répondants au sondage du CRHA.

Mais attention avant de remplacer les réunions par des courriels, prévient Charles Baribeault, qui cumule plus de 25 ans d’expérience comme gestionnaire en ressources humaines. « Le problème avec ça, […] c’est que les gens ne lisent pas leurs courriels ! »

Si le courriel a assurément son utilité, les annonces importantes devraient avoir droit à un traitement spécial, selon lui. « Si quelque chose est important, je m’assurerais d’avoir de multiples façons de le répéter aux employés. »